.png)
By 
01:51
Việc bạn sử dụng thành thạo các email trở thành kỹ năng không
thể nào thiếu được trong thời đại thương mại điện tử phát triển ngày nay.
Việc liên lạc với khách hàng Đối với nhiều doanh nghiệp diễn
ra hoàn thoàn thông qua email. sử dụng email chuyên nghiệp và hiệu quả là điều
cực kỳ quan trọng.
Vậy trình độ sử dụng email của bạn đến đâu, hãy tham khảo các
nguyên tắc sau đây để hiểu hơn nhé.
1. Sử dụng email đúng dip
Gửi email không phải là câu trả lời cho mọi trường hợp. Chỉ
nên gửi mail trong những trường hợp sau
– Đối tượng liên lạc không tiên trao đổi qua điện thoại hoặc
gặp mặt
– Nội dung liên lạc cần được lưu trữ
– Không cần người nhận trả lời ngay lập tức
– Nội dung không đòi hỏi việc trao đổi và tranh luận liên tiếp
– Cần gửi nội dung cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
2. Cài đặt email dễ nhìn chuyên nghiệp
Để email của bạn tạo được thiện cảm cũng như tăng tin tin cậy
đối với người nhận hãy lưu ý :
– Dùng các font chữ màu đèn hoặc xanh đậm
– Background luôn luôn trắng, không nên sử dụng quá nhiều màu
mè
– Luôn luôn cài đặt chữ ký với đầy đủ tên, với các chức vụ, hay
đơn vị công tác cùng những thông tin liên lạc
– Không in hoa hay bôi đậm toàn bộ nội dung
– Nên tạo email với địa chỉ toàn chữ và ngắn gọn (nên lấy tên
mình).
3. Quy luật chung cho nội dung email
– Viết mail thật ngắn
gọn, đơn giản dễ hiệu
– Mỗi email chỉ nên viết
về 1 vấn đề
– Tuyệt đối không sử
dụng tiếng lóng, viết tắt
– Không được spam
mail, enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần
– Tích cực sử dụng
những gạch đầu dòng
– Ở cuối thư nên ghi
rõ bạn mong đợi gì từ người nhận
– Trước khi nhấn
send nên xem lại làn nữa để sửa lỗi
4. Viết chủ đề mail có ý nghĩa
Chủ đề email không được quá dài nhưng cần phải đủ nghĩa có thể
tóm tắt được nội dung email
5. Trình bày rõ ràng
Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài
hay ngắn:
– Chào/ Kính chào/
Dear…
– Nhắc tới vấn đề cần
trao đổi
– Đưa ra ý kiến của
bản thân
– Kết thúc bằng câu
chào Regards
Nhất là khi gửi email cho khách hàng, đối tác hay nhóm đông
người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày
6. Tránh gửi tệp tin đính kèm
Mở tệp tin đính kèm là 1 trong những điều mà đa số người nhận
mail rất ghét. Do virus độc hại thường ẩn nấp trong các tệp tin.
Hy vọng nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn đạt hiệu quả xử
lý công việc cao hơn thông qua việc gửi mail.
Người đăng: BEHA.VN
